Variable dans un renvoi: elle a disparu!

Je travaillais sur un document à son début. Je n'avais pas encore importée mes variables et j'ai besoin d'une variable alors hop je magasine les variables pour ce document et je continue. J'ai un titre qui dit comment manipuler le (produit) alors je le change pour la variable "modèle" parce que ce document est le premier d'une série.

J'avais un renvoi à cette section et voilà qu'en rafraîchissant les champs (ctrl-A, shift-F9) l'endroit où j'ai mis la variable disparait!

Pas de panique, voici un petit truc pour dire à Word de prendre la variable en compte: mettez votre titre en "normal" puis redonnez-lui son titre au niveau que vous souhaitiez. Un F9 sur le renvoi va faire apparaître la variable. Par la suite, peu importe ce que vous choisissez comme valeur pour cette variable, Word suivra.

J'aime Word 2013

Un bel ajout que l'on voit dans d'autres logiciels, il apparait des lignes pour guider au moment de bouger une image dans un document Word 2013. Une image vaut milles mots :

Étapes 1 et 2, analyser et uniformiser

Mon projet ce mois-ci est de prendre un gros manuel de feux de signalisation temporaires, qui couvre tous les modèles de cette famille de produits et de le transformer en document maître avec des conditions. Le but est de lancer à partir de celui-ci la publication de plus petits documents pour chaque modèle, donc d'écrire dans un seul endroit les changements puis les publier pour tous les modèles. Et sauver des heures de travail en double et de réparation d'erreurs d'uniformité. Et je vais enfin essayer mon système à son plein potentiel.

D'emblée, avant de commencer le projet qui sera mon cas d'usage pour STC France et Lavacon, un plan d'action s'impose. Il est articulé simplement. J'ai écris les grandes lignes sur papier, puis au propre dans une feuille Excel. Ensuite j'ai assigné une onglet à chaque grand point.

Les grandes ligne en langage Ver-Mac
1) Imprimer les ASM (analyser)
2) Uniformiser
3) Audit de contenu
4) Document maître, déterminer les variables, les conditions, les nouveaux fragments.

1) Imprimer les ASM

En bon français, sortir les vues de dessins d'assemblages possible pour ce manuel. Aller dans notre base de données pour sortir les principaux modèles vendus et obtenir leur numéro de dessin. Le dessin est très utile pour savoir rapidement comment utiliser chaque modèle d'appareil et du coup de voir les similarités.

2) Uniformiser

Uniformiser les deux manuels anglais/français et les mettre à jour. "Code freeze", faire un PDF pour le soutien et les archives. Archiver le fichier Word.

3) Audit de contenu

Trouver ce qui est réutilisable pour les autres modèles. Il y a des remorques et des chariots, il y a deux types de contrôleurs tactiles, deux types de batteries, deux types de feux de circulation et j'en passe.

4) Document maître

Préparation terminée, le vrai travail commence! Les clés de décision pour les variables, les conditions et les fragments de texte sont décris dans cet article de pratiques sauf que cette fois il y a déjà une partie du travail accompli avec d'autres manuels. Il faut donc aller voir ce qui existe et le bonifier : importer les variables et voir si elles s'adaptent bien au nouveau manuel, ajouter des valeurs au besoin, ajuster les fragments de texte.

Les conditions devraient être déterminées par l'audit de contenu, mais je n'ai pas encore fait l'exercice concrètement.

Utilisation du plan d'action

Dans chaque onglet je note les ajouts, demandes et modifications. Par exemple dans l'onglet 1 j'ai trouvé de très vieux modèles de dessins, je devais décider quoi en faire s.il ssont encore en service.

Pendant l'uniformisation (onglet 2)  j'ai reçu une demande d'ajout au glossaire et j'ai ajouté une note de faire un chercher-remplacer d'un terme qui avait changé. Les questions sans réponse y sont consignées. J'ai mis une date de début et de fin pour suivre l'échéancier. Présentement le projet est presque prêt pour l'étape 3. L'uniformisation des deux documents de 100 pages a pris une semaine. Je n'ai pas pu résister à l'envie de mettre des fragments en mettant certains textes à jour. L'aidit commencera demain.

Un webinaire gratuit en français sur la rédaction AGILE dans Word.

Voici une conférence par Internet entièrement gratuite d’environ une heure sur la réutilisation de contenu directement dans Word, le jeudi 7 mai à 13h30. SVP, partagez.

L’hôte, STC France, est le « chapitre » Français de la société des communicateurs techniques, il n’y en a pas au Québec. C’est ouvert à tous ceux qui voudraient avoir une stratégie de réutilisation dans Word et aimeraient (même peut-être juste parfois, souvent secrètement) pouvoir le faire dans Word. 

Dans ce cas d'usage, il y sera discuté des besoins. Besoin d'être AGILE, besoin d'optimiser, besoin de faire tomber les silos, besoin de se servir de son expérience pour faire tout cela sans sous-traitant, sans perte de temps, sans courbe d'apprentissage rappelant l'Everest. 

Le comment dans ce cas d'usage sera discuté. Comment écrire des articles (snippets), comment faire des variables (planifier, localiser, essayer, recommencer) et appliquer des conditions, dans les deux langues, pour une multitude de modèles.

J’y ferai mon coming out au sujet de Word. Eh oui, j’aime Word. Je m’en sers tous les jours efficacement dans une équipe AGILE. Et j’adore cela.

https://www.eventbrite.com/e/inscription-cas-dusage-coming-out-jecris-avec-word-et-jadore-cela-et-vous-le-pouvez-aussi-16136230901

La même conférence sera diffusée en anglais en juin, par le même hôte.

Printemps agile!

Un peu de contexte...

Le printemps chez Ver-Mac est très intense en rédaction technique. Les DOT (department of transportation) et le MTQ, et autres ministères de transports au Canada et au É-U doivent boucler leur budget et préparer les mises en chantier. On voit les semi-remorques pleines de matériel qui arrivent et d'autres qui repartent pleines de panneaux à messages variables et plein d'autres produits, pour prendre le chemin de ces DOT.

Et c'est là aussi que ces gens demandent des options et des documents précis, c'est là que mon téléphone sonne le plus. J'adore cette période de l'année. On veut des manuels de pièces, on veut des documents à jour, on veut des documents personnalisés, on veut des nouveaux manuels d'opération pour des produits personnalisés.

Cette année, nous avons décroché une commande (entres autres) assez importante pour un projet très impressionnant sur la côte Est des États-Unis. La plupart des manuels nécessaires étaient à jour sauf pour deux modèle, qui nécessitaient des manuels de pièces et des manuels d'opération.

Se préparer pour les manuels de pièces

La rédaction agile ce sont pas que les outils, c'est aussi de trouver où simplifier les choses. Depuis plus d'un an nous travaillons sur les textes de la base de données afin qu'elle soit irréprochable, parce que ces textes sont réutilisés dans les dessins mécaniques et électroniques, qui aboutissent non seulement sur le plancher de production mais aussi dans les dessins techniques des manuels de pièces. Ils sont révisés par les ingénieurs, puis ils sont passés à mon service pour la révision linguistique. Nous avons terminé depuis un an tous les manuels de pièces pour deux grandes familles de produits. Conséquemment, la base de donnée de la voûte à dessin est révisée à au moins 70 %, mon temps de révision a diminué dramatiquement. Le niveau de la francisation est maintenant bien au-dessus de la plupart des compagnies.

Je fais les manuels de pièces dans InDesign en utilisant des variables. Les pages liminaires incluent une page titre, les textes de version, de mises en garde sur le manuel et notre garantie. 80% du texte est réutilisé donc les variables permettent d'avoir la plupart des pages en chapitres qui ne changent pas, il ne reste que l'introduction, parfois. Les autres chapitres sont des pages avec des titres pour chaque dessin et les pdf générés par les techniciens et ingénieurs. Ce sont les dessins qui ont été révisés préalablement.

Se préparer pour un nouveau manuel d'opération

J'ai maintenant plus d'une centaine d'article (snippets) écrits pour d'autres manuels, faire un nouveau manuel est très facile maintenant. J'ouvre Word et la barre de tâche de SmartDocs sur le côté. J'ouvre un document-maître d'un autre modèle similaire dans l'autre écran. Avec les noms des articles que je vois dans l'écran du document-maître, je peux faire une recherche par mot-clé pour chaque article, le glisser dans mon nouveau document et écrire seulement le nouveau contenu. Je vais chercher les variables, je les modifie selon le nouveau modèle.

Générer 110 pages de nouveau contenu en 3 jours (seule)

Ben pas tout à fait. Je ne fais pas les dessins c'est sûr. Même si des fois j'aimerais bien essayer.

Donc pour mon fameux contrat, je passe seulement une heure ou deux à réviser les dessins incluant deux passes de révision. Entre les passes je monte les structures dans InDesign. Puis toujours en attendant que la deuxième passe de révision des dessins soit appliquée, je fais le manuel d'opération, sécurité et entretien pour mes deux modèles qui sont des remorques-radar. Elles ont une remorque comme un modèle déjà passé dans SmartDocs, et des composantes générales assez similaires. Deux heures total par manuel avec une procédure de montage-démontage de l'appareil. Quand un article ne correspond pas tout à fait, je le convertis en Word standard et j'en fais un nouvel article pour une éventuelle mise à jour.

Conclusion

Avec les réunions et discussions pour réviser le contenu pour le comparer aux requis du client, toute la palette de documentation aura pris 3 jours. Pour moi c'est cela faire de la rédaction AGILE. Il faut savoir que je ne serais pas capable d'être aussi optimisée sans l'appui des différents services. Les ingénieurs comprennent bien l'importance de tout réviser les textes dans les dessins correctement et pousser les révisions dans la voûte même si c'est long au début car il y en a de moins en moins. Mon patron a été patient avec la conversion de mes manuels et il a parlé de mon système à la haute direction.

Je viens tout juste de recevoir le OK pour une famille de produits qui aura plusieurs petits manuels selon les modèles. J'aurai donc un gros document-maître pour chaque langue et je pourrai enfin utiliser des textes conditionnels pour lancer la génération de manuels selon les modèles. Et c'est ce projet que je compte utiliser pour mon cas d'usage dans un webinaire pour STC France en début mai.

Parce que bloguer, des fois, ce n'est pas assez

J'ai décidé de partager mon histoire ici pour d'autres collègues francophones qui souhaiterais être AGILE tout en restant dans Word. Le but étant d'être éventuellement capable d'échanger des trucs entre utilisateurs.

Pour étendre un peu mon rayonnement, j'ai décidé de tenter ma chance à LavaCon. C'est une conférence très prestigieuse pour les communicateurs techniques et ce fut une surprise de voir ma proposition monter en 7e position parmi une quarantaine de conférenciers.

Voici donc la conférence en question, en Nouvelle-Orléans, je sollicite votre appui, le titre est "Coming Out: I write in Word and I love It!"

Ma présentation est facile à trouver si vous choisissez "Crowdrank" à côté du bouton Filter, pas très loin sous la belle photo du "French Quarter". Elle se tient ne 7e-8e place normalement.

Cliquez sur Like sous ma présentation et tout ce qu'il y a à faire après c'est de choisir avec lequel de vos comptes sociaux vous votez : LinkedIn, Twitter, Facebook, Google+.

LavaCon 2015 Call for Speakers

View more lists from Jack Molisani

Attention aux variables variables...

Pourquoi c'est les patrons qui nous pincent à faire les pire gaffes? La mienne : prendre le champ Auteur pour le nom de la compagnie. J'y écrit systématiquement Signalisation Ver-Mac inc. Mais parfois dans ce champ le nom de la personne à qui la license de Word est attribuée y aboutit.

Je travaillais sur la garantie de nos produits. C'est un travail qui se fait avec la haute direction. Très contente d'optimiser ce document et d'en suite m'en servir en réutilisation intense, j'envoie un manuel version finale, avec la nouvelle garantie, sans regarder la garantie que nous avions révisée nombre de fois. Nous avions une rencontre dans l'après-midi avec un chef de service pour finaliser le tout. Voilà que mon téléphone sonne, et le nom d'une des 3 personnes les plus importantes de ma compagnie s'affiche. Il y a semble-t-il un problème avec le manuel! Voici ce qui apparait devant mes yeux dans la section de la garantie (cliquez pour agrandir) :