Inventaire

Par curiosité hier j’ai fait un inventaire des manuels, très instructif. Les boss aiment les métriques donc j'ai également envoyé mon bilan à mon patron. Il faut noter que je fais tout cela à travers la poutine, sauf quand je reçois un mandat officiel pour la prochaine étape. 

L'inventaire

Nous avons 4 grandes familles de produits, plus une autre de petits produits que l'on appelle utilitaires. Ça donne dans ma documentation officielle 42 manuels entretenus dont la moitié de 30 à 90 pages et 24 autres documents comparable qui sont disponibles mais ne sont plus entretenus. Il y a une dizaine de manuels en chantier et 4 nouveaux dans la liste à venir. Ça fait quand même beaucoup pour une rédactrice solo.  

Piste de solution

Nous avons acheté SmartDocs. Je vais avoir une formation. Beaucoup d'information a été donné à la compagnie et ils vont préparer un formation sur mesure. Avec ce système AGILE, je pourrais viser 1 doc maître pour chacune des 3 grandes familles et un pour notre logiciel. Ensuite je pourrais regarder les utilitaires pour les brancher dans les manuels maître qui ont des similitudes, par exemple une stèle radar a une remorque semblable à celle de notre flèche.

Ça donnerait comme résultat une douzaine de documents maître qui génèreraient possiblement environ 45 documents personnalisés (customisés comme dirait un Français) en anglais, le français en a 19 actuellement pour 4 familles de produits, donc 4 documents maîtres en français. J'aurais donc environ 20 documents maîtres à ouvrir mais ces documents maîtres ont entre eux également beaucoup de réutilisation, j'estime le travail d'entretien à l'équivalent d'une douzaine de manuels total qui génèreront environ 60-80 documents personnalisés selon les modèles et les options grâce à la flexibilité dont je disposerai pour construire mes manuels. J'ai estimé l'économie de temps à 50% à mon patron, il faut penser au temps qui a été consacré à l'audit et l'apprentissage.

L'audit

Pour la prochaine étape de l’audit de contenu, je pensais prendre par produit, mettons le panneau à message variable, avec un tableau, et cocher quand un morceau de texte relevé appartient aussi à un autre produit. Exemple une procédure de chargement des batteries va être cochée dans pratiquement tous nos produits. D'un audit de produit à l'autre, l'audit sera moins long. J'ai donc demandé une autre rencontre à mon patron pour brasser tout ça.