Inventaire

Par curiosité hier j’ai fait un inventaire des manuels, très instructif. Les boss aiment les métriques donc j'ai également envoyé mon bilan à mon patron. Il faut noter que je fais tout cela à travers la poutine, sauf quand je reçois un mandat officiel pour la prochaine étape. 

L'inventaire

Nous avons 4 grandes familles de produits, plus une autre de petits produits que l'on appelle utilitaires. Ça donne dans ma documentation officielle 42 manuels entretenus dont la moitié de 30 à 90 pages et 24 autres documents comparable qui sont disponibles mais ne sont plus entretenus. Il y a une dizaine de manuels en chantier et 4 nouveaux dans la liste à venir. Ça fait quand même beaucoup pour une rédactrice solo.  

Piste de solution

Nous avons acheté SmartDocs. Je vais avoir une formation. Beaucoup d'information a été donné à la compagnie et ils vont préparer un formation sur mesure. Avec ce système AGILE, je pourrais viser 1 doc maître pour chacune des 3 grandes familles et un pour notre logiciel. Ensuite je pourrais regarder les utilitaires pour les brancher dans les manuels maître qui ont des similitudes, par exemple une stèle radar a une remorque semblable à celle de notre flèche.

Ça donnerait comme résultat une douzaine de documents maître qui génèreraient possiblement environ 45 documents personnalisés (customisés comme dirait un Français) en anglais, le français en a 19 actuellement pour 4 familles de produits, donc 4 documents maîtres en français. J'aurais donc environ 20 documents maîtres à ouvrir mais ces documents maîtres ont entre eux également beaucoup de réutilisation, j'estime le travail d'entretien à l'équivalent d'une douzaine de manuels total qui génèreront environ 60-80 documents personnalisés selon les modèles et les options grâce à la flexibilité dont je disposerai pour construire mes manuels. J'ai estimé l'économie de temps à 50% à mon patron, il faut penser au temps qui a été consacré à l'audit et l'apprentissage.

L'audit

Pour la prochaine étape de l’audit de contenu, je pensais prendre par produit, mettons le panneau à message variable, avec un tableau, et cocher quand un morceau de texte relevé appartient aussi à un autre produit. Exemple une procédure de chargement des batteries va être cochée dans pratiquement tous nos produits. D'un audit de produit à l'autre, l'audit sera moins long. J'ai donc demandé une autre rencontre à mon patron pour brasser tout ça.

Premier jalon... Outil choisi

Petit retour sur l'audit de contenu.

Une grosse lacune de Windows, c'est d'être incapable de transformer un résultat de recherche en fichier excel. Et bien pour le prochain audit de contenu, je vais utiliser Acrobat Pro, il permet des recherches assez poussées et on peut les transformer en .csv. Après suffit d'être ferré en excel ou se faire un ami ferré pour avoir un fichier excel trié de plusiers façons possible.

On passe aux choses sérieuses!

Aujourd'hui se termine mon évaluation de SmartDocs. J'ai ADORÉ mon expérience, et je le recommande chaleureusement à tout rédacteur qui résiste encore et toujours à FrameMaker.

J'avais besoin d'un livrable. Mon patron m'a sagement conseillé de faire un "mock up", un faux document, pour essayer la solution que j’envisageais. SmartDocs propose un ruban supplémentaire dans Word avec des barres sur le côté (task panes) qui permettent de basculer entre les différents items spéciaux. Il y a des snippets (bouts de textes), des variables et des textes conditionnels et on lance ultimement une tâche en batch pour construire tous les manuels que l'on souhaite selon les critères définis dans les variables et les textes conditionnels. C'est plus long à expliquer qu'à faire.

J'ai mis environ une journée à faire le tour du didacticiel. J'ai ensuite mis deux jours pour faire un "mock-up" en partant de notre structure de manuel. Un document de ce genre fait environ 90 pages, j'ai omis une section d'une douzaine de pages, le document maître qui contient tous les textes possibles fait environ 50 pages. J'ai fait plein de snippets avec les précautions de base, des textes conditionnels avec les procédures et j'ai définis 4 modèles également en texte conditionel. J'ai mis des variables pour le type de document, les versions, les années. J'ai fait 6 tâches de construction de manuel, chacun pour sortir en word et en pdf.

Les documents résultants étaient presque à mon goût au premier essai et puis que c'est un mock-up j'ai arrêté l'effort là. Fut-ce un vrai manuel j'estime le peaufinage aurait été chercher une autre heure. J'ai ensuite fait un démo à mon boss de ce résultat, bon bilan, plein de bonnes questions.

 

Sharepoint

Un peu moins drôle, configurer Sharepoint, parce que je ne le connais pas en tant que spécialiste réseau mais plus en tant qu'utilisatrice. J'ai envoyé le guide de configuration de Sharepoint pour SmartDocs à notre gentil TI. Environ une demie-journée d'échanges entre le support de SmartDocs, moi et notre TI pour découvrir que nous étions configurés en français de France et non Canadien français, nous voilà ensuite avec les bons gabarits.

Puis on me passe les rennes pour configurer le site et l'entrepôt de données dans Sharepoint, dans le coin juste pour cela que le directeur de l'informatique a conçu. Une chance qu'il a réussi à me donner des minutes de temps en temps. Sharepoint est un monde à part. J'ai trouvé l'expérience un peu éprouvante mais il faut s'adapter, dans mon milieu de travail on tombe souvent dans des mondes à part... (musique des X-File). Hier j'ai commencé à transférer quelque snippets du site Sharepoint de SmartDocs vers mon coin à moi et ce matin démo au patron et au directeur du marketing. Ça marche sur toute la ligne.

Conclusion de l'essai d'outil

Ben on achète, avec 4 heures de formation. Il y a encore plus d'options à explorer comme les Smartbuilders et les Smartmarkers. Ce sont des macros de luxe en gros, le genre de chose que j'ai déjà essayé de faire sans grand succès.

Autre point, le soutien technique de SmartDocs a été génial, leurs documents assez bien faits et il m'ont donné une semaine de plus parce que deux semaines c'était trop court.

Quand on autorise la collaboration dans Sharepoint, les snippets peuvent être modifiés sans avoir le logiciel. Je n'ai pas encore étudié comment approcher les langues. Vu que c'est construit avec des principes de programmeurs, je pourrais faire un diner "lunch'n learn" avec mes collègues pour échanger des idées.

Prochaine grosse étape : audit de contenu pour un premier manuel. Prochaine entrée probablement sur la formation.