Étapes 1 et 2, analyser et uniformiser

Mon projet ce mois-ci est de prendre un gros manuel de feux de signalisation temporaires, qui couvre tous les modèles de cette famille de produits et de le transformer en document maître avec des conditions. Le but est de lancer à partir de celui-ci la publication de plus petits documents pour chaque modèle, donc d'écrire dans un seul endroit les changements puis les publier pour tous les modèles. Et sauver des heures de travail en double et de réparation d'erreurs d'uniformité. Et je vais enfin essayer mon système à son plein potentiel.

D'emblée, avant de commencer le projet qui sera mon cas d'usage pour STC France et Lavacon, un plan d'action s'impose. Il est articulé simplement. J'ai écris les grandes lignes sur papier, puis au propre dans une feuille Excel. Ensuite j'ai assigné une onglet à chaque grand point.

Les grandes ligne en langage Ver-Mac
1) Imprimer les ASM (analyser)
2) Uniformiser
3) Audit de contenu
4) Document maître, déterminer les variables, les conditions, les nouveaux fragments.

1) Imprimer les ASM

En bon français, sortir les vues de dessins d'assemblages possible pour ce manuel. Aller dans notre base de données pour sortir les principaux modèles vendus et obtenir leur numéro de dessin. Le dessin est très utile pour savoir rapidement comment utiliser chaque modèle d'appareil et du coup de voir les similarités.

2) Uniformiser

Uniformiser les deux manuels anglais/français et les mettre à jour. "Code freeze", faire un PDF pour le soutien et les archives. Archiver le fichier Word.

3) Audit de contenu

Trouver ce qui est réutilisable pour les autres modèles. Il y a des remorques et des chariots, il y a deux types de contrôleurs tactiles, deux types de batteries, deux types de feux de circulation et j'en passe.

4) Document maître

Préparation terminée, le vrai travail commence! Les clés de décision pour les variables, les conditions et les fragments de texte sont décris dans cet article de pratiques sauf que cette fois il y a déjà une partie du travail accompli avec d'autres manuels. Il faut donc aller voir ce qui existe et le bonifier : importer les variables et voir si elles s'adaptent bien au nouveau manuel, ajouter des valeurs au besoin, ajuster les fragments de texte.

Les conditions devraient être déterminées par l'audit de contenu, mais je n'ai pas encore fait l'exercice concrètement.

Utilisation du plan d'action

Dans chaque onglet je note les ajouts, demandes et modifications. Par exemple dans l'onglet 1 j'ai trouvé de très vieux modèles de dessins, je devais décider quoi en faire s.il ssont encore en service.

Pendant l'uniformisation (onglet 2)  j'ai reçu une demande d'ajout au glossaire et j'ai ajouté une note de faire un chercher-remplacer d'un terme qui avait changé. Les questions sans réponse y sont consignées. J'ai mis une date de début et de fin pour suivre l'échéancier. Présentement le projet est presque prêt pour l'étape 3. L'uniformisation des deux documents de 100 pages a pris une semaine. Je n'ai pas pu résister à l'envie de mettre des fragments en mettant certains textes à jour. L'aidit commencera demain.