Les devoirs, et un premier mandat officiel

Note pour les amis Européens : le ton de ce blogue est informel. Le lectorat du vieux continent augmente, mais ce blogue ne changera pas de style, à vous de vous laisser charmer!

On s'étaient entendus avec mon patron de commencer avec les feux de circulation pour l'audit et le premier vrai produit. Sauf que le 11 octobre, mon patron me rencontre et me dit que je dois immédiatement me concentrer sur nos flèches. Alors je suis tout aussi contente car du côté des flèches c'est un produit avec un très fort taux de réutilisation de contenu. La formation est toute fraîche donc on va faire nos devoirs de formation... avec la flèche.

Je finis le dossier en cours et je commence à faire un plan de travail. C'est vraiment le plus difficile, préparer un plan. Tout est possible. Je me concentre sur ce qui est similaire, et de quelle façon le réutiliser. Le 18 je rencontre enfin les SME pour connaître leurs attentes. La démarche faite pour le mock-up et que j'avais l'intention d'appliquer était de faire un document maître avec des "builds" multiples. À ma grande surprise, on demande un seul gros livre.

Le défi est génial : nous avons 4 grands types de flèches, on veut faire 4 grandes sections dans le même livre, où le client trouve tout ce qu'il a besoin pour sa flèche dans cette section. La solution d'indicateurs de couleur sur les côtés est choisie pour les grandes sections, ce qui donnera un indice de notre section autant en version papier qu'en PDF. La réutilisation se fera donc à même le seul document, synchronisation rapide!

La réutilisation en gros:
-Une flèche remorquée a deux types mais la même remorque.
-La structure qui supporte la flèche est du même type pour trois flèches sur 4.
- Il y a des panneaux solaires et des batteries pour 3 des quatre types.
- Il y a un contrôleur tactile pour tous que l'on veut répéter dans chaque section plutôt que de faire un manuel à part.

Je dois quand même faire des fragments de documents, les snippets, et les variables, mais pas de texte conditionnel dans ce livre puisque je ne fais pas de "builds".

Au niveau des catégories de métadonnées créées dans Sharepoint et qui génère des listes déroulantes dans Word quand je fais des snippets, j'ai eu à ajouter des nouvelles lignes donc retour dans la formation. Ça donne une certaine fierté de pouvoir fouiller dans certains coins assez creux du CMS.

Première formation

À propos des besoins

Je crois que j'en ai pour mon argent, vraiment. Oui on achète Office au complet pour ce prix-là mais dans les outils spécialisés, faut chercher longtemps pour trouver une application qui fait exactement ce que l'on a besoin. Mais avez-vous bien DÉFINI votre besoin au départ? On achète pas une Cadillac pour aller au restaurant du coin, à moins d'avoir quelque chose à prouver et faire preuve d'uns conscience écologique de la taille d'un petit pois. D'une graine de lin, dit-je.

Préparation à la formation

Ce matin, j'avais ma première formation (sur 4 heures) et je ne savais pas du tout à quoi m'attendre. En plus, mon ruban de SmartDocs avait disparu et mon document sur lequel j'avais simulé un manuel avait perdu toutes ses "étiquettes" de texte. J'avais constaté des problèmes mais étant en pleine période de développement dans l'équipe de R&D, pas le temps de trouver une solution.

Jennifer de SmartDocs m'avait envoyé deux documents à remplir qui étaient un genre de préparation, un atelier de travail. Il y avait un document pour décrire notre Sharepoint et un autre, un questionnaire, pour définir comment la documentation se divise à l'interne. L'exercice permettait de diviser plus facilement les sujets dans les différents services de la compagnie (ou départements, pour prendre un calque).

Here we go!

Donc me voilà connectée dans Webex avec mon word dépourvu de ruban SmartDocs. Je me retrouve avec non pas une mais 3 personnes, c'est-à-dire Lisa que j'ai rencontré à Atlanta et qui m'a parlé de sa solution, Jennifer qui donnerait la formation et une autre femme en formation qui venaient nous écouter. Elles se sont mises ensemble pour me "débugger"et ç s'est passé assez rondement parce que dans les temps morts Lisa attaquaient mes questions.

Nous avons ensuite passé à l'application de la structure que je m'étais montée dans le questionnaire. C'est un beau plongeon dans Sharepoint et même si l'introduction d'un accent (é)  a causé une autre petite difficulté (qui a été réglée par un certain Bryan) j'ai trouvé ce petit stop très instructif car nous sommes retournés plusieurs fois changer des options, j'ai donc bien assimilé le contenu. J'ai déjà ajouté une colonne dans Sharepoint mais jamais avec un gabarit sur mesure qui a un impact dans Word. Le résultat donnait deux autres menus déroulants dans Word, quand j'ajoute un bout de texte dans mon entrepôt Sharepoint par le biais de SmartDocs. J'ai bien aimé ce petit plongeon et je vais retourner voir cet endroit car je veux faire ma première famille de produit avant le prochain cours. Je suis certaine que l'exercice va provoquer des ajustement dans la sélection de sujets.

Comme je mentionnais plus haut nous avons attaqué mes questions également, ma plus grande question étant comment coder des langues. J'aimerais bien avoir les deux langues dans le même document maître, les trois quand c'est le cas. Lisa a pris le temps de me demander ce que je voulais faire avant de me proposer quelques pistes de solutions. Une de mes craintes était que si je mettais les deux langues j’obtiendrais un beau fouillis de couleurs à cause des textes conditionnels selon les langues. Mais on peut enlever les couleurs et en plus, on peut faire un "snippet" conditionnel.

Les devoirs

L'équipe de support a mis sur pied des formations gratuites et je me suis inscrite à un webinar sur les variables de 1h30 la semaine prochaine. Aussitôt que la doc sur mon projet en R&D est stable j'attaque mon premier projet. Il faut battre le fer tandis qu'il est chaud!