Printemps agile!

Un peu de contexte...

Le printemps chez Ver-Mac est très intense en rédaction technique. Les DOT (department of transportation) et le MTQ, et autres ministères de transports au Canada et au É-U doivent boucler leur budget et préparer les mises en chantier. On voit les semi-remorques pleines de matériel qui arrivent et d'autres qui repartent pleines de panneaux à messages variables et plein d'autres produits, pour prendre le chemin de ces DOT.

Et c'est là aussi que ces gens demandent des options et des documents précis, c'est là que mon téléphone sonne le plus. J'adore cette période de l'année. On veut des manuels de pièces, on veut des documents à jour, on veut des documents personnalisés, on veut des nouveaux manuels d'opération pour des produits personnalisés.

Cette année, nous avons décroché une commande (entres autres) assez importante pour un projet très impressionnant sur la côte Est des États-Unis. La plupart des manuels nécessaires étaient à jour sauf pour deux modèle, qui nécessitaient des manuels de pièces et des manuels d'opération.

Se préparer pour les manuels de pièces

La rédaction agile ce sont pas que les outils, c'est aussi de trouver où simplifier les choses. Depuis plus d'un an nous travaillons sur les textes de la base de données afin qu'elle soit irréprochable, parce que ces textes sont réutilisés dans les dessins mécaniques et électroniques, qui aboutissent non seulement sur le plancher de production mais aussi dans les dessins techniques des manuels de pièces. Ils sont révisés par les ingénieurs, puis ils sont passés à mon service pour la révision linguistique. Nous avons terminé depuis un an tous les manuels de pièces pour deux grandes familles de produits. Conséquemment, la base de donnée de la voûte à dessin est révisée à au moins 70 %, mon temps de révision a diminué dramatiquement. Le niveau de la francisation est maintenant bien au-dessus de la plupart des compagnies.

Je fais les manuels de pièces dans InDesign en utilisant des variables. Les pages liminaires incluent une page titre, les textes de version, de mises en garde sur le manuel et notre garantie. 80% du texte est réutilisé donc les variables permettent d'avoir la plupart des pages en chapitres qui ne changent pas, il ne reste que l'introduction, parfois. Les autres chapitres sont des pages avec des titres pour chaque dessin et les pdf générés par les techniciens et ingénieurs. Ce sont les dessins qui ont été révisés préalablement.

Se préparer pour un nouveau manuel d'opération

J'ai maintenant plus d'une centaine d'article (snippets) écrits pour d'autres manuels, faire un nouveau manuel est très facile maintenant. J'ouvre Word et la barre de tâche de SmartDocs sur le côté. J'ouvre un document-maître d'un autre modèle similaire dans l'autre écran. Avec les noms des articles que je vois dans l'écran du document-maître, je peux faire une recherche par mot-clé pour chaque article, le glisser dans mon nouveau document et écrire seulement le nouveau contenu. Je vais chercher les variables, je les modifie selon le nouveau modèle.

Générer 110 pages de nouveau contenu en 3 jours (seule)

Ben pas tout à fait. Je ne fais pas les dessins c'est sûr. Même si des fois j'aimerais bien essayer.

Donc pour mon fameux contrat, je passe seulement une heure ou deux à réviser les dessins incluant deux passes de révision. Entre les passes je monte les structures dans InDesign. Puis toujours en attendant que la deuxième passe de révision des dessins soit appliquée, je fais le manuel d'opération, sécurité et entretien pour mes deux modèles qui sont des remorques-radar. Elles ont une remorque comme un modèle déjà passé dans SmartDocs, et des composantes générales assez similaires. Deux heures total par manuel avec une procédure de montage-démontage de l'appareil. Quand un article ne correspond pas tout à fait, je le convertis en Word standard et j'en fais un nouvel article pour une éventuelle mise à jour.

Conclusion

Avec les réunions et discussions pour réviser le contenu pour le comparer aux requis du client, toute la palette de documentation aura pris 3 jours. Pour moi c'est cela faire de la rédaction AGILE. Il faut savoir que je ne serais pas capable d'être aussi optimisée sans l'appui des différents services. Les ingénieurs comprennent bien l'importance de tout réviser les textes dans les dessins correctement et pousser les révisions dans la voûte même si c'est long au début car il y en a de moins en moins. Mon patron a été patient avec la conversion de mes manuels et il a parlé de mon système à la haute direction.

Je viens tout juste de recevoir le OK pour une famille de produits qui aura plusieurs petits manuels selon les modèles. J'aurai donc un gros document-maître pour chaque langue et je pourrai enfin utiliser des textes conditionnels pour lancer la génération de manuels selon les modèles. Et c'est ce projet que je compte utiliser pour mon cas d'usage dans un webinaire pour STC France en début mai.